¿DESORDENADO, SUCIO Y POCO ORGANIZADO? EL METODO DE LAS 5S
Está claro, por lo general no somos todo lo ordenados y limpios que quisiéramos. Quizás sea un tema sociológico, pero mi experiencia en materia de higiene alimentaria me ha llevado a considerar que si uno no es limpio en su casa, tampoco lo será en el trabajo. Es por ello que actualmente la formación en materia higiénico-alimentaria está más dirigida a crear hábitos de limpieza que a formar en contenidos que en definitiva no resultan útiles en el día a día.
Y es ahí, en el puesto de trabajo, en donde el orden y la limpieza juegan un importante papel en la eficacia y eficiencia profesional. Y de eso se dieron cuenta en Japón, desde donde se importa la metodología de las 5S ¿Nos hace falta una metodología para ordenar y ser limpios? A la vista está que sí. Y no debería ser algo nuevo, pero desgraciadamente lo es.
El método de las 5S tiene el objetivo de lograr un hábito de orden y limpieza de los espacios de trabajo, de manera que se obtenga un entorno laboral óptimo para la productividad y el desarrollo profesional.
¡Qué fábrica más limpia!
Por lo general. La metodología de las 5S ha tenido una amplia aceptación en la empresa moderna, en el sector industrial y en las empresas de servicios (hospitales, centros educativos o asociaciones,…).
¡¡Empresas con instalaciones nuevas que se degradan rápidamente!!
Las 5S es una metodología que se centra en las características que inciden sobre el entorno de trabajo y se encuentra muy unida a la mejora continua y al aumento de la productividad.
Su aplicación es para cualquier sector de empresas y cualquier ámbito, desde un puesto base en producción/fabricación hasta las oficinas de administración de la organización.
¡Una oficina llena de papeles…una fábrica llena de grasa!
La metodología se basa en 5 Fases:
- Seiri: Clasificar (Separar los innecesarios de los necesarios). Su objetivo es ‘eliminar lo inútil’.
- Seiton: Ordenar (Situar los necesarios). Organizar el espacio de trabajo.
- Seiso: Limpieza (Suprimir suciedad). Mejorar el nivel de limpieza
- Seiketsu: Normalización (Señalizar anomalías). Prevenir la aparición de suciedad y desorden.
- Shitsuke: Mantener la disciplina (Seguir mejorando). Fomentar los esfuerzos en este sentido
En principio parece fácil,…Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado; se eliminan los despilfarros producidos por el desorden y la falta de aseo; se reducen los gastos de tiempo y energía; se facilitan las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección,…
Cuántas veces hemos visto un mal uso de las herramientas y el material de trabajo…
Muy cierto,…pero el Plan hay que conservarlo y darle continuidad mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S
La mayoría de las empresas que soportan alguna auditoría, aprovechan éstas para realizar un repaso de orden y limpieza a todo el entorno.
Para conseguir implantar esta metodología es recomendable seguir las siguientes fases de implantación:
- Formación básica
- Se fomentan hábitos de orden y limpieza
- Se trabaja sobre un Plan de Orden y Limpieza común (riguroso y disciplinado)
- Se fomenta el uso del Plan sobre la metodología de las 5S
- PLAN DE ACCION. Poner en práctica las 3 primeras S, y según un Plan de Acción formalizado y establecido.
- PLAN DE CONTINUIDAD. Poner en práctica la 4 y 5 S a través de listas de chequeos y plan formalizado e integrado en los procesos del sistema de Gestión. Además, se incluirá en los estándares de auditoría de sistemas (ISO, IFS, BRC, EMAS,…)
Algunos consejos:
¿Alguien sabe dónde están las llaves del armario? No podemos perder el tiempo buscando las cosas!! Las reglas sobre como ordenar las herramientas y materiales deben estar definidas previamente. Y deben ser conocidas por todos los miembros de la plantilla.
Buscar los focos de la suciedad. Identificar los focos donde se produce la suciedad y proceder a eliminarlos o minimizarlos al máximo posible. La limpieza es más fácil si se mantiene limpio. Limpiar sobre limpio facilita el mantenimiento. Para ello se debe prevenir el deterioro y así contribuir a la sistemática eliminación de pérdidas.
Para los Planes es necesario:
1. Asignar responsabilidades qué debe hacer quién, cuándo, dónde y cómo hacerlo.
2. Integrar las 5S a las actividades diarias. Las 3 primeras “S” debe formar parte de la rutina diaria de trabajo con seguimientos sistemáticos. Integrar en el sistema de gestión.
3. Verificar el mantenimiento y avance de las condiciones. No sólo es necesario implementar las actividades de Organización, Orden y Limpieza, sino también comprobar que las acciones son efectivas.
Así pues, es necesario que las empresas apliquen metodologías de este tipo que ayuden a las organizaciones a ser más ordenadas y limpias y a mostrar una empresa con esplendor, desde las oficinas hasta la planta de producción. El orden y limpieza afecta a todos.